Politique de protection des données personnelles
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données personnelles est :
Coniston S.à r.l. – eMXtrade
1/b, route d'Olm
L-8331 Capellen
Luxembourg
RCS Luxembourg : B98418
N° TVA : LU19992026
E-mail : info@coniston.lu
Téléphone : +352 26 30 09 34
Coniston S.à r.l., exploitant eMXtrade, traite les données personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la législation applicable au Luxembourg.
2. Données personnelles que nous traitons
Selon la nature de votre relation avec eMXtrade, nous pouvons notamment traiter les données suivantes :
-
nom et prénom ;
-
adresse postale ;
-
adresse e-mail ;
-
numéro de téléphone ;
-
société, fonction et coordonnées professionnelles ;
-
pays et langue ;
-
numéro de TVA et informations professionnelles ;
-
informations relatives aux demandes de renseignements et devis ;
-
produits, marques ou modèles recherchés ;
-
informations relatives aux commandes et ventes ;
-
informations relatives aux véhicules, notamment leur numéro d'identification (VIN) lorsqu'il est associé à un dossier client ;
-
informations de facturation et de paiement ;
-
informations nécessaires à l'organisation d'une livraison ou d'un enlèvement ;
-
correspondances et communications échangées avec eMXtrade ;
-
documents et justificatifs éventuellement nécessaires à la vérification ou à la gestion d'une transaction ;
-
préférences de communication et informations relatives aux consentements ;
-
données techniques relatives à l'utilisation de notre site Internet.
Nous cherchons à limiter la collecte et le traitement des données à ce qui est nécessaire aux finalités concernées.
3. Finalités et bases juridiques des traitements
Demandes de renseignements et devis
Nous utilisons vos données afin de répondre à vos demandes, vous fournir les informations demandées et préparer ou suivre une offre ou un devis.
Base juridique : mesures précontractuelles prises à votre demande.
Gestion des clients, commandes et ventes
Nous traitons les informations nécessaires à la création et à la gestion du dossier client, au traitement des commandes, à l'affectation des produits ou véhicules et au suivi de la relation commerciale.
Base juridique : exécution du contrat.
Facturation, comptabilité et obligations légales
Certaines données sont traitées afin d'établir les factures, suivre les paiements et satisfaire aux obligations comptables, fiscales et légales de Coniston S.à r.l.
Base juridique : obligation légale et, selon le traitement concerné, exécution du contrat.
Livraison et enlèvement
Les informations nécessaires peuvent être utilisées et communiquées aux personnes ou entreprises intervenant dans l'organisation du transport, de la livraison ou de l'enlèvement.
Base juridique : exécution du contrat.
Vérification d'identité et justificatifs
Dans certaines circonstances, nous pouvons demander des documents ou justificatifs nécessaires à la vérification de l'identité, d'une transaction ou de l'habilitation d'une personne à agir pour le compte d'un client.
Nous limitons la collecte et la conservation de ces documents à ce qui est nécessaire au regard de la finalité concernée.
Base juridique : déterminée en fonction de la finalité et des circonstances du traitement concerné.
Communications individuelles
Nous utilisons les coordonnées de nos prospects, clients et partenaires afin de répondre aux demandes et d'assurer le suivi des relations commerciales et contractuelles.
Base juridique : mesures précontractuelles, exécution du contrat ou intérêt légitime, selon le contexte.
Communications commerciales eMXtrade
Lorsque votre consentement est requis et a été obtenu, eMXtrade peut utiliser vos coordonnées et préférences afin de vous transmettre des informations relatives notamment à ses produits, disponibilités, nouveautés, offres et services.
Base juridique : consentement.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, notamment en utilisant les possibilités de désinscription présentes dans nos communications.
Le retrait du consentement n'affecte pas la licéité des traitements effectués avant son retrait.
Sécurité de nos systèmes
Certaines informations techniques peuvent être traitées afin d'assurer la sécurité de nos systèmes, prévenir les utilisations abusives et protéger nos données et notre activité.
Base juridique : intérêt légitime de Coniston S.à r.l.
4. Mise à jour de vos informations et gestion de vos préférences
eMXtrade met à disposition de ses clients un formulaire permettant de vérifier, compléter ou mettre à jour leurs coordonnées et certaines informations relatives à leur dossier.
Ce formulaire peut également permettre :
- de prendre connaissance et d'accepter, lorsque cela est applicable, la version en vigueur des Conditions Générales de Vente eMXtrade ;
- de consulter la présente Politique de protection des données personnelles ;
Le consentement aux communications commerciales est distinct du traitement des données nécessaire à la gestion de votre relation avec Coniston S.à r.l.
Le refus ou le retrait de ce consentement n'empêche pas Coniston S.à r.l. de traiter les informations nécessaires à l'exécution d'un contrat, à la gestion de la relation commerciale ou au respect de ses obligations légales.
5. Destinataires et prestataires
Vos données sont accessibles aux personnes autorisées au sein de Coniston S.à r.l. qui en ont besoin pour accomplir leurs fonctions.
Certaines données peuvent également être traitées par des prestataires ou communiquées à des destinataires lorsque cela est nécessaire au fonctionnement de nos activités, notamment :
- fournisseurs d'hébergement et de services informatiques ;
- solutions CRM et de gestion des communications ;
-
services de messagerie électronique ;
-
outils de gestion opérationnelle ;
-
transporteurs et prestataires logistiques ;
-
établissements bancaires ;
- autorités publiques ou administrations lorsque la loi l'exige.
Nous cherchons à limiter les informations transmises à ces destinataires à celles nécessaires à la finalité concernée.
6. Transferts de données hors de l'Espace économique européen
Certains des services informatiques utilisés par Coniston S.à r.l. peuvent impliquer le traitement ou l'hébergement de données en dehors de l'Espace économique européen, notamment aux États-Unis.
Lorsque des données personnelles font l'objet d'un transfert international, nous veillons à ce que celui-ci repose sur un mécanisme prévu par la réglementation applicable, notamment une décision d'adéquation ou, lorsque nécessaire, des garanties appropriées prévues par le RGPD.
7. Durée de conservation
Nous ne conservons les données personnelles que pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, sous réserve des obligations légales de conservation applicables.
Les documents et données soumis aux obligations comptables sont conservés conformément aux délais prévus par la législation luxembourgeoise applicable.
Les données utilisées pour les communications commerciales sont traitées jusqu'au retrait du consentement, à la désinscription ou jusqu'à ce qu'elles ne soient plus nécessaires à cette finalité. Certaines informations peuvent néanmoins être conservées de manière limitée afin de documenter un consentement, son retrait ou une opposition.
Pour les autres données, la durée est déterminée en fonction de la finalité du traitement, de la relation avec la personne concernée et des obligations légales applicables.
8. Sécurité et confidentialité
Coniston S.à r.l. met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre notamment l'accès non autorisé, la perte, la destruction, la modification ou la divulgation non autorisée.
L'accès aux informations personnelles est limité aux personnes et prestataires qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions ou services.
9. Cookies et données de navigation
Le site eMXtrade peut utiliser des cookies et technologies similaires nécessaires à son fonctionnement ainsi que des outils de mesure d'audience.
Lorsque la réglementation l'exige, les cookies ou technologies non nécessaires sont utilisés après obtention du consentement de l'utilisateur.
Les informations détaillées concernant les cookies et outils utilisés sont disponibles dans notre Politique relative aux cookies.
10. Vos droits
Conformément à la réglementation applicable, vous disposez, selon les circonstances, notamment des droits suivants :
- droit d'accès à vos données personnelles ;
- droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
- droit à la limitation du traitement ;
- droit à la portabilité lorsque celui-ci est applicable ;
Le retrait d'un consentement ou une demande d'effacement n'entraîne pas nécessairement la suppression des données que Coniston S.à r.l. doit ou peut continuer à conserver sur une autre base juridique, notamment afin de satisfaire à ses obligations légales.
11. Exercice de vos droits
Pour toute question relative à la protection de vos données ou pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter :
Coniston S.à r.l. – eMXtrade
1/b, route d'Olm
L-8331 Capellen
Luxembourg
E-mail : info@coniston.lu
Téléphone : +352 26 30 09 34
Afin de protéger vos informations, nous pouvons demander les éléments raisonnablement nécessaires pour vérifier l'identité de la personne présentant une demande.
12. Réclamation auprès de la CNPD
Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité luxembourgeoise compétente en matière de protection des données :
Commission nationale pour la protection des données (CNPD)
Les coordonnées et informations actualisées concernant l'exercice de ce droit sont disponibles sur le site officiel de la CNPD.
13. Modification de la présente politique
La présente Politique de protection des données personnelles peut être modifiée afin de tenir compte de l'évolution de nos activités, de nos systèmes, de nos prestataires ou de la réglementation applicable.
La version et la date de mise à jour permettent d'identifier le texte actuellement applicable.
Version : 2026-08
Dernière mise à jour : août 2026
